《打造第二大腦實踐手冊》在說什麼？
《打造第二大腦實踐手冊》是一本聚焦於「如何做好知識管理」的書籍，並且提供豐富的筆記分類方法和步驟。
《打造第二大腦實踐手冊》是由《打造第二大腦》所延伸出來的。
（延伸閱讀：《打造第二大腦》心得｜3 個問答與應用範例，讓你掌握知識管理）
《打造第二大腦》主要講解知識管理四步驟——CODE——Capture 獲取、Organize 組織、Distill 萃取、Express 表達；
《打造第二大腦實踐手冊》則是針對上一本書提到的「組織」做更深入的講解，並詳細解釋了分類筆記的方法——PARA 系統——Projects 方案、Areas 領域、Resources 資源、Archives 檔案庫。
簡單來說，《打造第二大腦實踐手冊》整本書都在講解「如何使用筆記軟體分類筆記」，而且講得相當仔細，可操作性也相當高。這本書的目的，就是要提高你的執行力。
如果你讀完作者的第一本書，並實踐了書中的筆記管理方法。但在整理、分類筆記上還是遇到困難的話，那麼就非常推薦你讀作者的第二本書。
如果你沒讀過第一本書，直接跳讀第二本的話，你應該會心生挫折，不懂內容在說什麼。所以我會建議你先閱讀第一本書，獲得第二大腦的基礎知識，之後再進攻第二本會順利很多。
這本書的作者是 Tiago Forte，這是他出版的第二本書。Forte 是全球頂尖的生產力專家之一，在矽谷圈被譽為「數位知識管理一哥」。
如果你想更認識 Forte，可以去參觀他的個人網站（介紹很多工具和方法）、和 Youtube。最近他還和台灣線上課程平台 PressPlay 合作，開了個《打造第二大腦》的線上課程。
接下來，讓我們先來理解「PARA 是什麼」。
1. PARA 是什麼？
PARA，是作者 Forte 獨創且親測多年有效的筆記分類方法（整理方法），也是知識管理四步驟中的第二步驟——組織（分類）。
這套方法幫助許多知識工作者和上市公司更輕鬆地管理筆記，也促成了生產力大爆發。
PARA 的四個英文字母，各別代表專案（Projects）、領域（Areas）、資源（Resources）和檔案庫（Archives）資料夾。
也就是說，如果你想更有條理、更簡單輕鬆地管理筆記的話，那麼你的筆記軟體裡只要有專案、領域、資源和檔案庫這四個資料夾就好，再多都是冗餘。
- 專案：存放你目前正在努力進行的短期任務，這表示它們需要一個明確的截止日
例如我正在寫一篇「如何寫閱讀筆記」的文章，那麼只要跟這篇文章有關的筆記就存放在「專案」。
這篇文章寫完了、發表後，就等於結束了，可以封存了，所以它被我歸類在「專案」裡。 - 領域：存放你未來想要逐步掌握的範圍，它們會無限期持續下去
例如我未來想要輸出一系列與「寫作」相關的文章，那麼只要是跟該主題相關的筆記就存放在「領域」。
因為寫作是一輩子的事，不可能今天寫完，之後就再也不寫。所以寫作被我歸類在「領域」裡。 - 資源：存放未來可能會有用途，但當前用不上的筆記。
例如我對「接案」主題很感興趣，未來想寫有關它的文章。但目前專案很滿，而且和專案主題關聯性不高，可能要等到很遙遠的以後才有機會寫。那麼「資源」就適合用來存放與「接案」相關的筆記。 - 檔案庫：存放不符合上述三者的筆記。
「檔案庫」可以放你已完成的專案，或是你已經沒興趣的主題的筆記。但又怕日後突然要用到，所以就把它存在該區。這區有點像是筆記不受主人重視，而被打進冷宮的區域。
其實還有一個資料夾叫「收件匣」，是用來存放未詳細命名、未分類的筆記。所以 PARA 系統一共要有五個資料夾。
收件匣也許對你來說不好理解，你可以把它想像成「新筆記暫存區」。裡頭就是存放那些你在網路上或書裡看到，但你還沒有時間整理它的筆記。
2. 為什麼要用 PARA 系統分類筆記？
有三個原因。第一，節省注意力；第二，增加執行力；第三，平台中立性。
（1）節省注意力
如果沒有花任何一點心思在分類、整理筆記上，例如把所有筆記塞進同一個資料夾，那麼你將來要搜尋特定筆記的時，就會浪費很多注意力在搜尋上。
微軟公司的研究顯示，一般美國員工平均每年花費 76 小時找尋他們隨意放置的筆記、品項或檔案。
國際數據資訊公司的報告指出，典型知識工作者每天 26% 的工時耗費在搜尋分散於多個系統的資訊。而且他們找到所需資訊的機率只有 56%。
找筆記找著找著，注意力都被耗散掉了，還怎麼專心工作呢？更可怕的是還有高機率找不到筆記。這不只浪費注意力，還浪費時間呀！
然而，利用 PARA 系統來整理筆記的話，則可以大幅節省注意力，把注意力投注在更有價值的事情上，例如想出有創意的點子。
（2）增加執行力
作者提到，PARA 分類方法，是一種「極簡方法」，它給你的數位環境增添了剛剛好的秩序，讓你清清楚楚地繼續前進，知道自己此時此刻該做什麼。
因為你有了專案資料夾，知道自己短期內的任務是什麼，所以目標非常明確。這可以大幅提升你的執行力，不摸魚、拖延。
試想一下，如果我們沒有設立專案資料夾，且所有筆記都混在一起，那麼我們將不知道從何開始，這就等於是在浪費時間了。
（3）平台中立性
PARA 系統具有「平台中立性」。
意思是，該系統可以在任何筆記軟體或任何平台良好運作。你可以就你原本的電腦系統資料夾執行 PARA 分類，你也可以在自己的 Google 雲端上進行 PARA 分類，你甚至可以在實體世界做 PARA 分類。
因為 PARA 就是簡單的四個資料夾而已，只要任何數位或實體環境能夠建立資料夾，就可以良好運作。
3. 如何打造 PARA 系統？
打造 PARA 系統其實非常簡單，就三個步驟而已：
- 把所有筆記、文件，移到「檔案庫」資料夾
- 建立「專案」資料夾
- 視需要建立其他資料夾（領域、資源資料夾）
Step 1. 把所有筆記、文件，移到「檔案庫」資料夾
先把所有東西都放進檔案庫裡，這是第一步。
很多人認為第一步應該是設立 PARA 四個資料夾，然後再慢慢歸類，把東西放進對應的資料夾。但作者說這是錯的。
因為我們使用 PARA 系統的最大目的，是讓自己有執行力、讓生產力大爆發。所以我們先不要把時間浪費在歸類上，這件事並沒有生產力。所以我們直接一口氣把所有筆記、文件丟進檔案庫就對了，然後再進行下一步。
Step 2. 建立「專案」資料夾
把所有筆記丟進檔案庫後，下一步就是建立「專案」資料夾。只要先建立這個資料夾就好，其他的都先還不要建立。因為專案最重要，它是你執行力的根本。
專案資料夾，只用來放那些具有明確目標的短期任務，比如你這週內要完成的工作、你幾天後要發表的文章等等。
建立好專案資料夾後，你就可以為你的每一個專案再設立一個子資料夾，並以專案的名稱命名，然後開始把專案從檔案庫移到特定的專案子資料夾裡。
Step 3. 視需要建立其他資料夾（領域、資源資料夾）
因為專案資料夾最重要，只要設立並打理好，你就可以直接開始工作了。
但如果你有職責範圍內的長期任務（管理健康、飲食），或是對某些事物感興趣，那麼你就可以設立領域和資源資料夾，然後裡頭放相對應的筆記。
作者的建議
作者在書中說明，人們在打造 PARA 系統上，有個常見的錯誤。那就是根據希望擁有的生活來設置 PARA，而不是根據實際擁有的生活。
這就導致有些人建立了一堆純屬癡心妄想、志向遠大的專案與目標，這沒辦法增加你的執行力，反而還會因無法達成而打擊自己的士氣。
當然，書裡在打造 PARA 系統上還談了很多細節，比如命名法則、篩選筆記等等，這裡說的只是冰山一角而已。
4. 如何維護 PARA 系統？
PARA 系統也是需要維護的，若不定期維護的話，它會大大降低你的執行力，讓你離目標愈來愈遠。
作者用池塘來比喻 PARA 系統。水若不流動，池塘就會開始凝滯、發臭，同樣的，如果你的 PARA 系統所保存的知識停止流動，那麼它很快就會變得過時而不再實用了。
維護方法就三個簡單步驟：
- 為新筆記暫存區的新項目重新命名
- 將新項目歸類到 PARA 各個資料夾
- 更新你的現行專案
Step 1. 為新筆記暫存區的新項目重新命名
知識工作者如果正常工作的話，每週都會在暫存區累積約 10-20 筆新的數位資料（也許是會議記錄、書籍摘要或網站截圖），甚至更多。
所以我們可以每週清理一次暫存區裡的資料，也就是花幾秒鐘查看每筆資料並命名。
Step 2. 將新項目歸類到 PARA 各個資料夾
新資料命名完成後，就能歸檔到相對應的資料夾，通常只需要幾秒鐘就能決定適合的類別。
Step 3. 更新你的現行專案
再一次強調，整個 PARA 系統裡最重要的資料夾就是專案，它是執行力的根本。所以我們要每週更新一次專案資料夾。
有些大型專案可能過於龐大，需要拆分成幾個小型專案比較好處理；有些專案已完成、暫停或取消，這些專案就封存到檔案庫裡；有些專案可能有新方向，所以需要重新命名。
作者說明，以上三個步驟只需要每週做一次，每次 5 分鐘即可，且不需要過度完美，可以保持適度的混亂與彈性（可以產生新創意）。
5. 作者的其他 3 項建議
（1）不允許有空的資料夾
作者當時在幫上次公司建立 PARA 系統時，遇到了以下狀況。
當員工每次想要尋找什麼時，總會遇到一個名稱完美貼合的資料夾，似乎就是他正在尋找的東西，但點擊後卻發現裡頭是空的。
所以，請不要建立空的資料夾，這會對未來的自己造成困擾。出現相對應的資料、筆記時，再建立新資料夾即可。
（2）不要複製筆記
因為你不會希望一份筆記有兩個版本。
若有兩種以上版本的話，你很難知道哪一個是最新版本。唯一的解法就是點開來看，這太浪費時間了！
所以，不要複製筆記，只留一份即可。
（3）允許混亂
作者強調，打造 PARA 系統並不需要完美。
因為完美意味著要花大量心力維護，例如花很多時間思考資料該怎麼精準命名。然而，「精準命名」這件事並不會提升我們的生產力。
PARA 只在一個地方要求精準，就是專案的定義。其餘一切不僅允許保持一定程度的混亂，甚至就應該維持混亂。因為一定的混亂可以帶來新創意、新點子。
除了不建議精準命名之外，作者也不建議「在子資料夾內再創資料夾」和「使用標準化範本編寫筆記」。
寫在最後
我非常喜歡《打造第二大腦實踐手冊》這本書，作者在書裡把 PARA 系統講解的超級仔細，也分享了各種方法和步驟，這解決了大量我分類筆記上的問題。
我認為這本書最有價值的部分，是那些散落在各個章節的作者小建議。例如不允許有空的資料夾、允許混亂等等。這些建議都是作者在實戰中遇到的狀況而想出來的對策，相當寶貴啊！
《打造第二大腦實踐手冊》和《打造第二大腦》比較起來，少了一點故事趣味性。沒辦法，都叫實踐手冊了嘛，整本書就是要教給你滿滿的步驟和方法呀，我很能接受！
除此之外，這本書也比上一本書少了 60% 的厚度。如果你讀過上一本，且實踐過的話，那麼你就可以光速完食《打造第二大腦實踐手冊》。
《打造第二大腦實踐手冊》常見問題
1. PARA 系統可以應用在真實世界嗎？
可以。PARA 系統除了可以應用在筆記軟體分類筆記，也可以應用在真實世界分類實體物品。
書中舉了以下三個例子。
例如，隨著季節變化，我們可能需要根據要穿到什麼衣物來替換收納地點。在冬天，外套可以放在走廊的衣櫥裡，但在夏天就把外套存放進閣樓。
作者的太太用 PARA 整理廚房食品儲藏櫃。每天使用的調味料和孩子們的零食放在中層的架子上，方便取用，而用於舉辦聚會的大盤子則放在架子最高層。
還有人用 PARA 整理紙本文件夾。經常查閱的文件放在手邊的抽屜裡，而舊的稅務記錄可以放在車庫或地下室。
2. 筆記可以記些什麼？
任何資料皆可以筆記，如果你想不到的話，可以筆記以下五種資料：
- 網路文章摘要
- 有聲書或播客中的筆記
- 螢幕截圖與網路書籤
- 語音備忘錄
- 照片、圖形和PPT
3. 可以在哪裡瞭解更多有關 PARA 系統的資訊？
可以參考作者 Tiage Forte 的 這個 YT 影片清單，裡面有四部 10 分鐘左右的教學影片。
《打造第二大腦實踐手冊》相關書訊
| 書名 | 打造第二大腦實踐手冊：用PARA整理你的第二大腦，什麼都記得牢、想得通、做得到！ | 原文書名 | The PARA Method: Simplify, Organize, and Master Your Digital Life |
| 作者 | Tiago Forte | 出版日期 | 2024／2／29 |
| 出版社 | 商業周刊 | 書籍類別 | 思考邏輯 |
| 紙本書購書 | 博客來／誠品／金石堂／出版社 | 電子書購書 | 博客來／Readmoo／Kobo |
| 國內書評討論 | Readmoo 分享書（4.3 分） | 國外書評討論 | Goodreads（4 分） |
| 我的評分 | 5 分 |
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