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《打造第二大腦實踐手冊》心得|幫助你分類筆記的最佳指南

打造第二大腦實踐手冊
Tiago Forte
商業周刊
筆記
寫筆記
PARA

《打造第二大腦實踐手冊》在說什麼?

打造第二大腦實踐手冊》是一本聚焦於「如何做好知識管理」的書籍,並且提供豐富的筆記分類方法和步驟。

打造第二大腦實踐手冊》是由《打造第二大腦》所延伸出來的。

(延伸閱讀:《打造第二大腦》心得|3 個問答與應用範例,讓你掌握知識管理

打造第二大腦》主要講解知識管理四步驟——CODE——Capture 獲取、Organize 組織、Distill 萃取、Express 表達;

打造第二大腦實踐手冊》則是針對上一本書提到的「組織」做更深入的講解,並詳細解釋了分類筆記的方法——PARA 系統——Projects 方案、Areas 領域、Resources 資源、Archives 檔案庫。

簡單來說,《打造第二大腦實踐手冊》整本書都在講解「如何使用筆記軟體分類筆記」,而且講得相當仔細,可操作性也相當高。這本書的目的,就是要提高你的執行力

如果你讀完作者的第一本書,並實踐了書中的筆記管理方法。但在整理、分類筆記上還是遇到困難的話,那麼就非常推薦你讀作者的第二本書。

如果你沒讀過第一本書,直接跳讀第二本的話,你應該會心生挫折,不懂內容在說什麼。所以我會建議你先閱讀第一本書,獲得第二大腦的基礎知識,之後再進攻第二本會順利很多。

這本書的作者是 Tiago Forte,這是他出版的第二本書。Forte 是全球頂尖的生產力專家之一,在矽谷圈被譽為「數位知識管理一哥」。

如果你想更認識 Forte,可以去參觀他的個人網站(介紹很多工具和方法)、和 Youtube。最近他還和台灣線上課程平台 PressPlay 合作,開了個《打造第二大腦》的線上課程

接下來,讓我們先來理解「PARA 是什麼」。


1. PARA 是什麼?

PARA,是作者 Forte 獨創且親測多年有效的筆記分類方法(整理方法),也是知識管理四步驟中的第二步驟——組織(分類)。

這套方法幫助許多知識工作者和上市公司更輕鬆地管理筆記,也促成了生產力大爆發。

PARA 的四個英文字母,各別代表專案(Projects)、領域(Areas)、資源(Resources)和檔案庫(Archives)資料夾。

也就是說,如果你想更有條理、更簡單輕鬆地管理筆記的話,那麼你的筆記軟體裡只要有專案領域資源檔案庫這四個資料夾就好,再多都是冗餘。

  • 專案:存放你目前正在努力進行的短期任務,這表示它們需要一個明確的截止日

    例如我正在寫一篇「如何寫閱讀筆記」的文章,那麼只要跟這篇文章有關的筆記就存放在「專案」。

    這篇文章寫完了、發表後,就等於結束了,可以封存了,所以它被我歸類在「專案」裡。

  • 領域:存放你未來想要逐步掌握的範圍,它們會無限期持續下去

    例如我未來想要輸出一系列與「寫作」相關的文章,那麼只要是跟該主題相關的筆記就存放在「領域」。

    因為寫作是一輩子的事,不可能今天寫完,之後就再也不寫。所以寫作被我歸類在「領域」裡。

  • 資源:存放未來可能會有用途,但當前用不上的筆記。

    例如我對「接案」主題很感興趣,未來想寫有關它的文章。但目前專案很滿,而且和專案主題關聯性不高,可能要等到很遙遠的以後才有機會寫。那麼「資源」就適合用來存放與「接案」相關的筆記。

  • 檔案庫:存放不符合上述三者的筆記。

    「檔案庫」可以放你已完成的專案,或是你已經沒興趣的主題的筆記。但又怕日後突然要用到,所以就把它存在該區。這區有點像是筆記不受主人重視,而被打進冷宮的區域。

其實還有一個資料夾叫「收件匣」,是用來存放未詳細命名、未分類的筆記。所以 PARA 系統一共要有五個資料夾。

收件匣也許對你來說不好理解,你可以把它想像成「新筆記暫存區」。裡頭就是存放那些你在網路上或書裡看到,但你還沒有時間整理它的筆記。

para 1

2. 為什麼要用 PARA 系統分類筆記?

有三個原因。第一,節省注意力;第二,增加執行力;第三,平台中立性。

(1)節省注意力

如果沒有花任何一點心思在分類、整理筆記上,例如把所有筆記塞進同一個資料夾,那麼你將來要搜尋特定筆記的時,就會浪費很多注意力在搜尋上。

微軟公司的研究顯示,一般美國員工平均每年花費 76 小時找尋他們隨意放置的筆記、品項或檔案。

國際數據資訊公司的報告指出,典型知識工作者每天 26% 的工時耗費在搜尋分散於多個系統的資訊。而且他們找到所需資訊的機率只有 56%

找筆記找著找著,注意力都被耗散掉了,還怎麼專心工作呢?更可怕的是還有高機率找不到筆記。這不只浪費注意力,還浪費時間呀!

然而,利用 PARA 系統來整理筆記的話,則可以大幅節省注意力,把注意力投注在更有價值的事情上,例如想出有創意的點子。

(2)增加執行力

作者提到,PARA 分類方法,是一種「極簡方法」,它給你的數位環境增添了剛剛好的秩序,讓你清清楚楚地繼續前進,知道自己此時此刻該做什麼。

因為你有了專案資料夾,知道自己短期內的任務是什麼,所以目標非常明確。這可以大幅提升你的執行力,不摸魚、拖延。

試想一下,如果我們沒有設立專案資料夾,且所有筆記都混在一起,那麼我們將不知道從何開始,這就等於是在浪費時間了。

(3)平台中立性

PARA 系統具有「平台中立性」。

意思是,該系統可以在任何筆記軟體或任何平台良好運作。你可以就你原本的電腦系統資料夾執行 PARA 分類,你也可以在自己的 Google 雲端上進行 PARA 分類,你甚至可以在實體世界做 PARA 分類。

因為 PARA 就是簡單的四個資料夾而已,只要任何數位或實體環境能夠建立資料夾,就可以良好運作。

para 2

3. 如何打造 PARA 系統?

打造 PARA 系統其實非常簡單,就三個步驟而已:

  1. 把所有筆記、文件,移到「檔案庫」資料夾
  2. 建立「專案」資料夾
  3. 視需要建立其他資料夾(領域資源資料夾)

Step 1. 把所有筆記、文件,移到「檔案庫」資料夾

先把所有東西都放進檔案庫裡,這是第一步。

很多人認為第一步應該是設立 PARA 四個資料夾,然後再慢慢歸類,把東西放進對應的資料夾。但作者說這是錯的。

因為我們使用 PARA 系統的最大目的,是讓自己有執行力、讓生產力大爆發。所以我們先不要把時間浪費在歸類上,這件事並沒有生產力。所以我們直接一口氣把所有筆記、文件丟進檔案庫就對了,然後再進行下一步。

Step 2. 建立「專案」資料夾

把所有筆記丟進檔案庫後,下一步就是建立「專案」資料夾。只要先建立這個資料夾就好,其他的都先還不要建立。因為專案最重要,它是你執行力的根本。

專案資料夾,只用來放那些具有明確目標的短期任務,比如你這週內要完成的工作、你幾天後要發表的文章等等。

建立好專案資料夾後,你就可以為你的每一個專案再設立一個子資料夾,並以專案的名稱命名,然後開始把專案從檔案庫移到特定的專案子資料夾裡。

project

Step 3. 視需要建立其他資料夾(領域資源資料夾)

因為專案資料夾最重要,只要設立並打理好,你就可以直接開始工作了。

但如果你有職責範圍內的長期任務(管理健康、飲食),或是對某些事物感興趣,那麼你就可以設立領域和資源資料夾,然後裡頭放相對應的筆記。

作者的建議

作者在書中說明,人們在打造 PARA 系統上,有個常見的錯誤。那就是根據希望擁有的生活來設置 PARA,而不是根據實際擁有的生活。

這就導致有些人建立了一堆純屬癡心妄想、志向遠大的專案與目標,這沒辦法增加你的執行力,反而還會因無法達成而打擊自己的士氣。

當然,書裡在打造 PARA 系統上還談了很多細節,比如命名法則、篩選筆記等等,這裡說的只是冰山一角而已。

para 3

4. 如何維護 PARA 系統?

PARA 系統也是需要維護的,若不定期維護的話,它會大大降低你的執行力,讓你離目標愈來愈遠。

作者用池塘來比喻 PARA 系統。水若不流動,池塘就會開始凝滯、發臭,同樣的,如果你的 PARA 系統所保存的知識停止流動,那麼它很快就會變得過時而不再實用了。

維護方法就三個簡單步驟:

  1. 新筆記暫存區的新項目重新命名
  2. 將新項目歸類到 PARA 各個資料夾
  3. 更新你的現行專案

Step 1. 為新筆記暫存區的新項目重新命名

知識工作者如果正常工作的話,每週都會在暫存區累積約 10-20 筆新的數位資料(也許是會議記錄、書籍摘要或網站截圖),甚至更多。

所以我們可以每週清理一次暫存區裡的資料,也就是花幾秒鐘查看每筆資料並命名。

Step 2. 將新項目歸類到 PARA 各個資料夾

新資料命名完成後,就能歸檔到相對應的資料夾,通常只需要幾秒鐘就能決定適合的類別。

Step 3. 更新你的現行專案

再一次強調,整個 PARA 系統裡最重要的資料夾就是專案,它是執行力的根本。所以我們要每週更新一次專案資料夾。

有些大型專案可能過於龐大,需要拆分成幾個小型專案比較好處理;有些專案已完成、暫停或取消,這些專案就封存到檔案庫裡;有些專案可能有新方向,所以需要重新命名。

作者說明,以上三個步驟只需要每週做一次,每次 5 分鐘即可,且不需要過度完美,可以保持適度的混亂與彈性(可以產生新創意)。

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5. 作者的其他 3 項建議

(1)不允許有空的資料夾

作者當時在幫上次公司建立 PARA 系統時,遇到了以下狀況。

當員工每次想要尋找什麼時,總會遇到一個名稱完美貼合的資料夾,似乎就是他正在尋找的東西,但點擊後卻發現裡頭是空的。

所以,請不要建立空的資料夾,這會對未來的自己造成困擾。出現相對應的資料、筆記時,再建立新資料夾即可。

(2)不要複製筆記

因為你不會希望一份筆記有兩個版本。

若有兩種以上版本的話,你很難知道哪一個是最新版本。唯一的解法就是點開來看,這太浪費時間了!

所以,不要複製筆記,只留一份即可。

(3)允許混亂

作者強調,打造 PARA 系統並不需要完美。

因為完美意味著要花大量心力維護,例如花很多時間思考資料該怎麼精準命名。然而,「精準命名」這件事並不會提升我們的生產力。

PARA 只在一個地方要求精準,就是專案的定義。其餘一切不僅允許保持一定程度的混亂,甚至就應該維持混亂。因為一定的混亂可以帶來新創意、新點子。

除了不建議精準命名之外,作者也不建議「在子資料夾內再創資料夾」和「使用標準化範本編寫筆記」。

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寫在最後

我非常喜歡《打造第二大腦實踐手冊》這本書,作者在書裡把 PARA 系統講解的超級仔細,也分享了各種方法和步驟,這解決了大量我分類筆記上的問題。

我認為這本書最有價值的部分,是那些散落在各個章節的作者小建議。例如不允許有空的資料夾、允許混亂等等。這些建議都是作者在實戰中遇到的狀況而想出來的對策,相當寶貴啊!

打造第二大腦實踐手冊》和《打造第二大腦》比較起來,少了一點故事趣味性。沒辦法,都叫實踐手冊了嘛,整本書就是要教給你滿滿的步驟和方法呀,我很能接受!

除此之外,這本書也比上一本書少了 60% 的厚度。如果你讀過上一本,且實踐過的話,那麼你就可以光速完食《打造第二大腦實踐手冊》。


《打造第二大腦實踐手冊》常見問題

1. PARA 系統可以應用在真實世界嗎?

可以。PARA 系統除了可以應用在筆記軟體分類筆記,也可以應用在真實世界分類實體物品。

書中舉了以下三個例子。

例如,隨著季節變化,我們可能需要根據要穿到什麼衣物來替換收納地點。在冬天,外套可以放在走廊的衣櫥裡,但在夏天就把外套存放進閣樓。

作者的太太用 PARA 整理廚房食品儲藏櫃。每天使用的調味料和孩子們的零食放在中層的架子上,方便取用,而用於舉辦聚會的大盤子則放在架子最高層。

還有人用 PARA 整理紙本文件夾。經常查閱的文件放在手邊的抽屜裡,而舊的稅務記錄可以放在車庫或地下室。

2. 筆記可以記些什麼?

任何資料皆可以筆記,如果你想不到的話,可以筆記以下五種資料:

  • 網路文章摘要
  • 有聲書或播客中的筆記
  • 螢幕截圖與網路書籤
  • 語音備忘錄
  • 照片、圖形和PPT

3. 可以在哪裡瞭解更多有關 PARA 系統的資訊?

可以參考作者 Tiage Forte 的 這個 YT 影片清單,裡面有四部 10 分鐘左右的教學影片。


《打造第二大腦實踐手冊》相關書訊

書名打造第二大腦實踐手冊:用PARA整理你的第二大腦,什麼都記得牢、想得通、做得到!原文書名The PARA Method: Simplify, Organize, and Master Your Digital Life
作者Tiago Forte出版日期2024/2/29
出版社商業周刊書籍類別思考邏輯
紙本書購書博客來誠品金石堂出版社電子書購書博客來ReadmooKobo
國內書評討論Readmoo 分享書(4.3 分)國外書評討論Goodreads(4 分)
我的評分5 分

《打造第二大腦實踐手冊》延伸書籍推薦

題外話,我特別不推薦《巨人的筆記》,原因我寫在以下文章⬇️

(延伸閱讀:《巨人的筆記》讀後心得|巨人的筆記是一本令人失望的筆記書


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關於作者

書評網站《進化村》、線上學習網站《進化村學院》、Podcast《村長說書》、IG《村長的閱讀基地》主理人。

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