這篇文章主要談一種筆記分類法——PARA。如果你在整理筆記上遇到困難，或是想達成高效輸出的話，那麼 PARA 可以幫助到你。
文章一開始，我會詳細介紹 PARA，說明「PARA 系統是什麼」、「PARA 各英文字母所代表的意義」，以及「為什麼要用 PARA 分類筆記」（點擊可瞬移至目標位置）。
接著再說明「如何建立 PARA 並分類筆記」、「如何維護 PARA 系統」，以及「我使用 PARA 的心得」。
PARA 系統是什麼？
PARA 系統（或稱方法），是由頂尖生產力專家 Tiago Forte 所創造的筆記分類法。
使用 PARA 系統的目的有兩個。
第一，是讓分類筆記這件事情變的無比簡單且不耗腦力，進而幫助我們把腦力運用在更具創造性的事物上，例如創意思考、寫作等等。
第二，是讓你的筆記更有行動性（Actionable），幫助你永遠知道自己接下來要做什麼工作。
Forte 目前出版了兩本與 PARA 有關的書籍，分別是《打造第二大腦》和《打造第二大腦實踐手冊》。
（延伸閱讀：《打造第二大腦》心得｜3 個問答與應用範例，讓你掌握知識管理）
（延伸閱讀：《打造第二大腦實踐手冊》心得｜幫助你分類筆記的最佳指南）
第一本書，主要談「做好知識管理的完整過程」，即 CODE 方法。而 CODE 四個英文字母中的 O，代表 Organize（組織），也就是分類的意思，Forte 在這部分淺談 PARA。
第二本書，主要談「分類筆記的過程」，即 PARA 方法。Forte 在這本書裡深談 PARA。
所以這篇文章會談到許多 Forte 第二本書裡的觀點，以及我的大量實做經驗心得。
PARA 各英文字母所代表的意義
PARA 的四個英文字母，各別代表以下四種資料夾：
- 專案（Projects）
- 領域（Areas）
- 資源（Resources）
- 檔案庫（Archives）
如果你想更有條理、更簡單輕鬆地管理和分類筆記的話，那麼你的筆記軟體裡只要有專案、領域、資源和檔案庫這四個資料夾就好，再多都是冗餘，如下圖。
接下來，我個別介紹這四個資料夾要存放什麼類型的資料（筆記）。
1. 專案（Projects）
專案資料夾，專門存放你目前正在努力進行的「短期任務」，例如：
- 這週內要寫好的文章
- 明天要買的食物
- 今天有跟牙醫預約洗牙
作為一位知識創作者，我最重要的工作是在個人網站上輸出文章，所以我的專案資料夾裡幾乎都是正在撰寫的文章，可能是書評、教學文，或是投稿文章，如下圖。
圖中的每個格子，就是我正在進行的專案、短期任務。既然任務是短期的，那麼它就應該要有個明確的截止日。
專案資料夾，是所有 PARA 資料夾中行動性最高的一個。因為這個資料夾專門存放短期任務，所以你一開筆記軟體就知道你接下來要做哪些工作。
專案資料夾裡存放的文件有兩個特性：
- 有明確截止日
- 高行動性
2. 領域（Areas）
領域資料夾，專門存放你目前的「責任範圍」。
責任範圍指的是，會無限期持續下去，你要一直蒐集與之相關的資訊，這和有明確截止日的專案是相反的。
如果你對以上敘述難以理解的話，你可以把責任範圍簡單想成，你在工作上的職責範圍。
假如：
- 你是一位健身教練，那麼你的職責範圍可能是「吃的健康」、「有氧運動」、「重量訓練」等等。
- 你是一位已婚男性，那麼你的職責範圍可能是「維繫感情」、「保持新鮮感」、「人生下半場怎麼渡過」等等。
- 你是個一般人，那麼你的職責範圍可能是「理財」、「升職加薪」、「保持身體健康」等等，這些都是每個人想做好，且要做一輩子的事情。
作為一位與閱讀寫作相關性高的知識創作者，我的責任範圍就會是「書市」、「閱讀」、「學習法」等等（如下圖）。意思是我得持續關注書市、閱讀、學習法相關的資訊，直到我不幹知識創作者的那天。
領域資料夾，是所有 PARA 資料夾中行動性次高的。
領域資料夾裡存放的文件有兩個特性：
- 無限期持續下去
- 你所負責的事情
3. 資源（Resources）
資源資料夾，專門存放「你感興趣的事物」。
例如我對
- 腦科學
- 長壽科學
- 外星生命
感興趣，那麼我就會把與之相關的資訊存放到資源資料夾裡，如下圖。
這個資料夾裡的資訊，都不屬於你的短期任務和職責範圍，它只是你有興趣的資訊。
當時間久了，你存放的資訊夠多了，可以屆時再來重組這些資訊，輸出文章。
所以，領域資料夾，是所有 PARA 資料夾中行動第三高的。
資源資料夾裡存放的文件有兩個特性：
- 你所感興趣的事物
- 不會那麼急著用到
4. 檔案庫（Archives）
檔案庫資料夾，專門存放「你已經用不到的資料」。
例如：
- 你完成了某個專案，那麼這個專案的子資料夾就可以移到檔案庫中封存。
- 你已從健身產業中離職，那麼跟「吃的健康」、「有氧運動」這類的領域子資料夾就可以移到檔案庫中封存。
- 你對腦科學這個主題不再感興趣，那麼你就可以把這個資源子資料夾移到檔案庫中封存。
以我為例，我近期完成了兩項專案，「拍形象照」和「寫 UPDF 軟體評測文」。所以我就把這兩個專案子資料夾封存進檔案庫中，如下圖。
⚠️請注意，檔案庫資料夾並不是資源回收桶，它只是用來暫時封存資料而已。
意思是如果未來你想用到這些資料的話，你隨時可以從檔案庫資料夾中調動。
我們把「已經用不到的資料」放進檔案庫資料夾，是因為想讓 PARA 系統看起來更整潔、更有行動性。
如果你已完成的專案還放在專案資料夾的話，那麼你每次開啟筆記軟體都會看到它，這會耗損你一點注意力。
檔案庫資料夾，是所有 PARA 資料夾中行動性最低的。
檔案庫資料夾裡存放的文件有兩個特性：
- 你已經用不到的資料
- 最不具行動性
為什麼要用 PARA 分類筆記？
因為 PARA 系統有 3 個特點（優勢），這是一般筆記分類法不具備的：
- 平台中立性
- 可流動性
- 高行動性
平台中立性
PARA 系統具有「平台中立性」。
意思是，該系統可以在任何筆記軟體或任何平台良好運作，平台例如 iPhone 備忘錄、Gmail 或 Google 雲端。你甚至可以在實體世界做 PARA 分類。
因為 PARA 就是簡單的四個資料夾而已，只要任何數位或實體環境能夠建立資料夾，就可以良好運作。以下是我在各平台運用 PARA 系統的圖。
可流動性
PARA 系統具有「可流動性」。
意思是，四大資料夾裡的子資料夾，可以根據當前情境，自由地調換到其他主資料夾，例如：
- 專案資料夾裡的「拍形象照」已經完成了，所以我就把這個子資料夾移到檔案庫資料夾。
- 從健身界離職，但你還是對運動有興趣，所以你可以把領域資料夾中的「有氧運動」遷移到資源資料夾。
- 你對外星生命感興趣，資源資料夾已存了 10 篇與外星生命相關的筆記，你覺得是時候輸出成一篇文章了，所以你可以把「外星生命」遷移到專案資料夾，開始工作。
高行動性
PARA 系統具有「高行動性」。
因為你打開筆記軟體時，最先看到的是專案資料夾，你可以一眼看出眼前有哪些任務需要執行。
使用一般筆記分類法會遇到的問題
一般筆記分類法可能是「按日期分類」或「按主題分類」，這兩者皆無法完全涵蓋 PARA 分類法的 3 個特點（優勢）。
按日期分類：
按日期分類筆記的話，你的資料夾會無限生成，因為每一天你都要建新的資料夾。
假設你辛苦做了一年的筆記，全都是用日期分類的話，那麼你將無法一眼辨識出哪些是你現正需要的筆記，你更無法讓筆記流動。
這完全缺乏了行動性和流動性。
按主題分類：
按主題分類筆記的話，你也無法一眼辨識出哪些是你現正需要的筆記，你只能一個個點開來確認，很浪費時間。
這個分類方法一樣缺乏了行動性和流動性。
我以前就是用主題來分類筆記，一開始分類的很有成就感。但一段時間後，發現我只是一直在囤積資訊，並沒有把這些資訊輸出成文章！
這就是缺乏行動性的後果呀！
| 日期分類法 | 主題分類法 | PARA 分類法 | |
| 平台中立性 | 任何平台皆可設置✅ | 任何平台皆可設置✅ | 任何平台皆可設置✅ |
| 流動性 | 極低❌ | 極低❌ | 極高✅ |
| 行動性 | 極低❌ | 極低❌ | 極高✅ |
| 結果 | 成為資訊囤積者❌ | 成為資訊囤積者❌ | 生產力提升✅ |
如何建立 PARA 並分類筆記？
如果你至今已經寫了多則筆記，且想學習 PARA 分類筆記的方法，那麼這個篇幅肯定能幫助到你。
在這篇文章裡，我都會使用 Heptabase 筆記軟體展示如何使用 PARA 分類筆記。當然，Notion、Obsidian 或 Evernote 等等也能完全複製我提到的方法。
（延伸閱讀：Heptabase 介紹）
我們可以藉由 7 個步驟來建立 PARA 系統，並開始分類筆記：
- Step 1. 先建立檔案庫資料夾（Archive）
- Step 2. 把所有筆記移至 Archive 中
- Step 3. 建立專案資料夾（Project）
- Step 4. 把 Archive 中符合短期任務的筆記移至 Project 中
- Step 5. 視需要與否，建立其他資料夾
- Step 6. 給主資料夾和子資料夾編號和命名
- Step 7. 開始分類筆記
Step 1. 先建立檔案庫資料夾（Archive）
在 Heptabase 中，我建議以「Tag」（＃）的形式建立 PARA 系統。
於 Heptabase 面板右側點進「Tag」後，滑鼠滑到最底部，點選「New Group」（創立新群組），在彈出視窗中輸入「Archive」以建立檔案庫資料夾，如以下影片所示。
Step 2. 把所有筆記移至 Archive 中
成功建立 Archive 後，你就可以把那些 Tag 為「未分類」、「未處理」或「待處理」的筆記移到 Archive 中，並建立今日日期（方便你之後從中尋找筆記），如以下影片所示。
Step 3. 建立專案資料夾（Project）
把「未分類筆記」移進 Archive 後，我們先暫時不管它，我們直接按照前面的方法，建立專案資料夾（Project）。
先建立 Project，而不是其他資料夾的原因，是因為 Project 最具行動性，它可以說是 PARA 的命脈。先建立 Project，你才能速速動起來工作～
Step 4. 把 Archive 中符合短期任務的筆記移至 Project 中
建立 Project 後，我們就可以把符合短期任務的筆記從 Archive 移進去。
方法是先從每則筆記中的 Tag 建立 Project 的子資料夾，再將該子資料夾移入 Project 中，如以下影片所示。
因為我想寫一篇有關「快樂學」的文章，所以我從「未分類筆記」中找到了一則「如何讓自己快樂」的筆記，並增設了「快樂學」的 Tag，作為 Project 的子資料夾。
增設完成後，「快樂學」 子資料夾會出現在 Tag 畫面中的最上方，我們要再把它拖曳至 Project 之下。如此就設定好了第一個專案！
接下來你可以重複上述步驟，建立第二個、第三個專案～
（註：Forte 在書中表示，專案數量可以維持在 10-15 個）
Step 5. 視需要與否，建立其他資料夾
建立好 Project 並設定好專案後，其實你就可以直接開始工作了，不一定要馬上建立 Area 和 Resource，甚至未來你不增設也沒關係。
很多人在只擁有 Project 和 Archive 的條件下，就很順暢地完成了多個工作。
但如果你的職責範圍廣、興趣數量也很多的話，那麼你則可以再建立 Area 和 Resource。
除了 PARA 這四個資料夾之外，其實還有一種資料夾也建議你增設，那就是「暫存筆記資料夾」。因為我自己是用 Heptabase，所以這個資料夾我叫它「暫存卡片」。
暫存筆記資料夾，是專門放那些你沒來得及分類的筆記。
例如你在網路上看到一個很酷的資訊，你想把它放進你的筆記軟體裡，但你當下還有另一件事情要忙，所以你只好先把這項酷資訊存進暫存筆記資料夾，等你下次有時間的時候再分類。
所以，你還可以再建立 3 個資料夾：
- 暫存筆記
- 領域（Area）
- 資源（Resource）
Step 6. 給主資料夾和子資料夾編號和命名
PARA 系統的主資料夾有以下 5 個：
- 暫存資料夾
- Project
- Area
- Resource
- Archive
首先我們給每個主資料夾編號，從 0 到 4：
- 0 暫存資料夾
- 1 Project
- 2 Area
- 3 Resource
- 4 Archive
給主資料夾編號的原因，是因為某些筆記軟體或平台的系統，是照數字大小排序資料夾，你沒辦法手動調整順序。例如 Google 雲端。
而編號數字最小的「暫存資料夾」和「Project」會排在最上端，也就是一開啟筆記軟體你就能看到的那種，這兩者將會是你最常開啟的資料夾。
編號完成後，我們接下來給 Project、Area 和 Resource 底下的子資料夾命名，命名其實就只是在名稱開頭加點「小東西」，提升辨識度而已。
先從 Project 開始，以下是完成命名後的範例：
- 1 Project
- 📖閱讀筆記怎麼寫
- 👂🏻耳聽學習法
- 📕2024 好書推薦
你發現到了嗎？我會在子資料夾的開頭放一個符合主題的「表情符號」。
這讓我未來在檢索筆記的時候，只要看到名稱帶有表情符號的資料夾，我就能立刻知道這是某個專案。
Area，完成命名後的範例：
- 2 Area
- ！筆記
- ！閱讀
- ！寫作與生產力
你發現到了嗎？我會在子資料夾的開頭放「驚嘆號」（！）。
這讓我未來在檢索筆記的時候，只要看到名稱帶有「！」的資料夾，我就能立刻知道這是某個領域。
Resource，完成命名後的範例：
- 3 Resource
- ／外星生命
- ／長壽科學
- ／腦科學
你發現到了嗎？我會在子資料夾的開頭放「／」。
這讓我未來在檢索筆記的時候，只要看到名稱帶有「／」的資料夾，我就能立刻知道這是某個資源。
Step 7. 開始分類筆記
一切就緒後，我們就可以讓 PARA 系統動起來啦！開始寫筆記、分類筆記吧！
如果你在分類筆記上遇到困難，例如：
- 分不清一則筆記屬於 Project 還是 Area
- 分不清一則筆記屬於 Area 還是 Resource
那麼你可以點擊這裡，瞬移到下方看解答！
如何維護你的 PARA 系統？
PARA 系統也是需要維護的，若不定期維護的話，它會大大降低你的行動力，讓你離目標愈來愈遠。
Forte 用池塘比喻 PARA 系統。水若不流動，池塘就會開始凝滯、發臭，同樣的，如果你的 PARA 系統所保存的知識停止流動，那麼它很快就會變得過時而不再實用了。
維護系統的方法很簡單，就 3 個步驟：
- Step 1. 為筆記暫存區的新項目重新命名
- Step 2. 將新項目歸類到 PARA 各個資料夾
- Step 3. 更新你的現行專案
Step 1. 為筆記暫存區的新項目重新命名
知識工作者如果正常工作的話，每週都會在暫存區累積約 10-20 筆新的筆記（也許是會議記錄、書籍摘要或網站截圖），甚至更多。
而這些筆記我們都做的很快速，並快速地存到暫存區，所以我們並沒有為這些筆記仔細命名，可能只是寫個當天日期、隨便一組數字，或一個模糊概念 XD
為了讓日後檢索筆記更方便，我們可以每週清理一次暫存區裡的資料，也就是花幾分鐘的時間查看每則筆記並命名。
以下提供我自己給筆記重新命名的例子。
原本的筆記名稱：
重新命名後的名稱：
Step 2. 將新項目歸類到 PARA 各個資料夾
命名完成後，就能把筆記歸類到 PARA 各個資料夾。
如果你不太熟悉如何歸類的話，Forte 在書中提出了一套歸類準則，這個準則是依序問自己 3 道問題。
- 這則筆記能幫助我推進當前的專案嗎？是的話，就存進 Project；不是的話，問自己下一道問題。
- 這則筆記能幫助我維護某個責任領域嗎？是的話，就存進 Area；不是的話，問自己下一道問題。
- 這則筆記能滿足我某個興趣或好奇心嗎？是的話，就存進 Resource；不是的話，就刪除這則筆記，因為它對你毫無幫助。
這裡附上流程圖，方便你日後歸類。
Step 3. 更新你的現行專案
整個 PARA 系統裡最重要的資料夾就是專案，它是執行力的根本。所以我們要每週更新一次專案資料夾。
以下是 3 個需要更新的部分：
- 有些專案過於龐大，需要拆分成幾個小型專案比較好處理
- 有些專案已完成、暫停或取消，這些專案就封存到檔案庫裡
- 有些專案可能有新方向，所以需要重新命名
維護 PARA 系統的總結
Forte 表示，以上 3 個步驟只需要每週做一次，每次 5 分鐘即可，且不需要過度完美，可以保持適度的混亂與彈性（可以產生新創意）。
使用 PARA 該注意的 3 件事
Forte 在書裡提到，在使用 PARA 分類筆記時，有 3 件事要注意，而我也極度認同。
3 件事分別是：
- 不要複製筆記
- 不要預設資料夾
- 允許混亂
1. 不要複製筆記
在使用 PARA 的過程，你可能會覺得某則筆記的主題，同時符合兩個或兩個以上的子資料夾。
所以你把這則筆記複製了多份，並放進這些子資料夾中。
作為寫筆記老手，我極度不建議你這麼做，因為你會搞不清楚哪一則筆記才是最新版本。到時候你又要一個個點開來看，這很浪費時間。
所以，千萬不要複製筆記！讓每一則筆記獨立存在，且存放在某一個子資料夾就好。
但如果你剛好也是使用 Heptabase 的話，那麼你就不會遇到複製筆記的問題。
因為我們是把 Tag 作為子資料夾，而每則筆記可以增設多個不同的 Tag，讓筆記同時存在於多個子資料夾，且不會有版本落差的問題，如下圖。
2. 不要預設資料夾
在使用 PARA 的過程，你可能會覺得自己未來一定會用到某個主題的資料，主題例如「火星移民」，所以你增設了一個新的子資料夾叫「火星移民」。
但你在增設子資料夾時，並沒有馬上往裡頭存放筆記，而時間久了你也忘記這個子資料夾了。
等到未來哪天你想寫一篇跟「火星移民」有關的文章時，你檢索到「火星移民」子資料夾，但打開發現竟然是空的！沒有任何筆記！此時你的心情一定會超幹。
所以，我的經驗告訴我，永遠不要預設資料夾。你會增設新資料夾的原因只能有一個，那就是因為你有一個符合主題的筆記準備要馬上放入。
結論是，不能有空的子資料夾！每個子資料夾都要有筆記！
3. 允許混亂
允許混亂的意思是：
- 每則筆記的名稱不需要寫的精準
- 筆記不需要放在最符合主題的子資料夾
- 寫筆記不需要有固定格式
也就是說，你要以自由自在且輕鬆地方式寫筆記和分類筆記。
我們要避免以過度精準、嚴肅的態度來執行 PARA，因為這麼做會耗費太多腦力和時間。而 PARA 的核心精神是「必須夠簡單」，如此你才有辦法把腦力運用在更具創造性的事物上。
就算我們把筆記命名的不精準，這也沒關係。因為未來的筆記軟體會一步步導入 AI，它能理解含糊的文字和意義，所以我們肯定可以靠 AI 檢索出我們想要找到的筆記。
再者，允許混亂，可以幫助我們在筆記與筆記之間找出連結。原本看似不相干的兩則筆記，因為在混亂的狀態下交織在一起，進而蹦出全新的觀點。我很常遇到這樣的小確幸 XD
與 PARA 有關的 4 個 Q＆A
1. Project 和 Area 怎麼分辨？
專案（Project）和領域（Area）的差別是：
- 專案，是一次性任務
- 領域，是持續性責任
你可以把專案想像成短跑，也就是你拔腿衝刺，希望以最快速度抵達終點線。
而領域就像是馬拉松，你必須在很長距離維持一定的水準。
假如你有一項專案（例如寫一本書），但你把它當成一個持續性的領域，心中沒有任何特定目標，那麼它會讓你覺得毫無方向，書也就沒有寫完的一天。
同樣的，假如你有一個領域（例如維持一定體重），但你只把它當成一次性專案，那麼即使你成功減肥，還是很可能復胖，因為你沒有養成長期的習慣。
2. Area 和 Resource 怎麼分辨？
領域（Area）和資源（Resource）的差別是：
- 領域，是你扮演的角色和承擔的職責
- 資源，是你的興趣、好奇心和愛好
但在某些情況下，你的領域可能是別人的資源，你的資源也可能是別人的領域。
如果你是一所大學的公共衛生學教授，負責講授好幾門課程並發表自己的研究成果，那麼「營養研究」肯定是你的一個重要責任領域。
但假如你是同一所學校裡的一名學生，在另一個系主修人類學，營養學只是你的業餘愛好，那麼「營養研究」就只是你的一項資源。
3. 有些 A 和 R 的主題太廣泛，怎麼辦？
例如腦科學、心理學，這兩個主題的範疇都很廣，用這樣的子資料夾儲存筆記的話，會儲存到很多互相沒有關聯性的筆記。
例如我曾建立過一個子資料夾叫「腦科學」，裡頭存放了「打電動對大腦的正面影響」和「冥想對大腦的好處」這兩則筆記。
雖然它們都跟腦科學有關，但這兩則筆記的關聯性很低，沒辦法組織出一篇新文章，這樣不好。
所以我們的解決辦法是，把原本的「大主題子資料夾」切成多份「主題較窄的子資料夾」，以下是我自己的例子。
我把主題較大的腦科學子資料夾，拆分成：
- 腦科學：打電動
- 腦科學：冥想
- 腦科學：故事
4. 去哪蒐集資訊？又該蒐集些什麼？
以下是我自己平常蒐集資訊的 3 個媒介：
- 書
- 媒體網站
- YT 影片
媒體網站包含天下雜誌、關鍵評論網、DQ 地球圖輯隊、科學人和泛科學等等。
只要在這些媒介裡看到我關心的議題，我就會把它寫成筆記存起來，然後再進行 PARA 分類。
一般來說，我會儲存以下 3 種資訊：
- 金句
- 反直覺觀念
- 與我的 PARA 有關聯性的文章、論文
我使用 PARA 的心得：優化閱讀筆記
作為一位閱讀暨知識創作者，我每天都得閱讀大量書籍，並輸出多則閱讀筆記。
（延伸閱讀：閱讀筆記怎麼寫？）
在初創作時，我的閱讀筆記總是散亂地落在筆記軟體中的各處，我根本沒有為它們分類 XD
所以，我陷入了這樣的循環：讀書 → 寫筆記 → 存進筆記軟體 → 忘記筆記內容 → 繼續讀下一本書。
這導致了一個嚴重的問題，就是我雖然攝取了很多知識、做了很多筆記，但我沒辦法在未來自如地運用這些知識。這就是知識複利的相反——知識複損。
但在我開始使用 PARA 來歸納閱讀筆記後，我的產能增加了。我可以把「過去的閱讀筆記」和「今天的閱讀筆記」串連起來，輸出成新的文章，達成知識複利的效果！
例如我在 2023 年寫了一則「利他的好處」的筆記，而 2024 年我讀了一本書叫《利他衝動》並寫下了相關筆記，而這兩則筆記都經過 PARA 分類，如此一來，我就能輕鬆調動這前後間隔一年的筆記，融合兩者並寫出新文章。
而且使用 PARA 也讓我更清楚知道，哪些主題的書有助於我完成專案、哪些主題的書只是單純滿足好奇心，這使我在選書上變的更精準，更知道自己當下需要讀的書是哪些。
可以去哪瞭解更多跟 PARA 有關的資訊？
可以參考作者 Tiage Forte 的這個 YT 影片清單，裡面有四部 10 分鐘左右的教學影片。
如果你想更精實地學習 PARA 的話，也可以參考這個 PressPlay 課程。這是 Tiago Forte 授權給台灣 PressPlay 的線上課程。
